Le prenotazioni dei rifugi sono gestite mediante la classica tabella di prenotazione.
Ad essa si accede dalla “Scheda rifugio”, dalla “Scheda anagrafica”, dal Menù Strumenti alla voce “Calendario prenotazioni”.
A sinistra in colonna sono indicati tutti i codici dei rifugi seguiti dal relativo numero (A= camere; B=Bungalows; C= cabina; O= Ombrellone; R= residence).
Le barre colorate di lunghezza variabile indicano le prenotazioni dei rifugi, il programma le realizza in automatico una volta impostato il periodo prescelto. Sulla barra viene indicato il nome del capogruppo che ha effettuato la prenotazione.
 | I tasti numerati in basso a sinistra vengono utilizzati per spostarsi lungo la tabella. Il tasto con il numero 30 con la freccia a sinistra, sposta indietro di un mese, 10 sposta di 10 giorni, 1 di un giorno. E’ possibile scegliere il codice dell’immobile da visualizzare come primo nella tabella, premendo il tasto sulla destra della tabella e indicando precisamente il rifugio |
Posizionatisi sul Rifugio e sul giorno di proprio interesse si indica la data di inizio della prenotazione cliccando due volte sul giorno da cui si vuole fare cominciare la prenotazione.
Si apre a quel punto un menù a tendina da cui selezionare la voce Inizio prenotazione
Automaticamente il programma apre l’ultima scheda anagrafica consultata.
Questo perché richiede di indicare il nominativo del cliente che intende fare la prenotazione in corso. Selezionando uno dei clienti già presenti nell’archivio, o creatone uno nuovo, si richiude la scheda anagrafica per tornare automaticamente alla tabella di prenotazione.
Quest’ultima si arricchisce di un particolare nuovo: due linee verdi che intendono evidenziare la data di inizio prenotazione e la struttura che si sta interessando.
A questo punto, effettuando un nuovo doppio clic sul giorno prefissato per terminare la Prenotazione e selezionando dal Menù la voce “Fine prenotazione” il programma realizza una linea che va da punto a punto.
Al momento della conferma della prenotazione fino ad un determinato giorno, TO richiede la compilazione del dettaglio di prenotazione.
Qualora la prenotazione che si intende effettuare avesse la durata di un solo giorno, la scelta della voce relativa dal Menù permetterà di effettuarla con semplicità e comodità, selezionando la dicitura
“un giorno”.
| In caso, poi, di prenotazione stagionale, il programma importa automaticamente le date impostate dalla voce Stagione delle Opzioni del Menù Strumenti. |  |
Menzione particolare va fatta della voce “Sposta dal giorno”.
Avendo cliccato su una linea già tracciata, la selezione di questa voce presuppone un’ulteriore selezione in altro punto della stessa linea.
Si noterà che a quel punto la voce del Menù sarà cambiata in “Sposta fino al giorno”. Selezionatala, rimane solamente da indicare dove, tale parte di prenotazione si intende spostare.
Scelta la riga di un rifugio, nel Menù si troverà la voce “Sposta qui” cui farà seguito l’inserimento nella nuova posizione della parte di Prenotazione selezionata.
Qualora una prenotazione spostata o aggiunta vada a fondersi con altro prenotazione dello stesso gruppo già esistente, il programma lo rileverà e creerà un’unica, completa, prenotazione.
Ultime voci del Menù sono
“Elimina prenotazione” (attiva solo quando il menù sia stato aperto su una riga preesistente e nel caso la si desideri Eliminare) e – visibili scorrendo verso il basso le voci di Menù
“Vedi dettagli” e “Vedi nominativo”.
Di queste, la prima apre la scheda anagrafica del Capogruppo cui una Prenotazione si riferisce, la seconda, utile soprattutto nel caso di prenotazioni molto brevi in cui risulti impossibile leggere il nominativo del Capogruppo, mostra la durata della prenotazione e il nominativo del Capogruppo che l’ha effettuata.
Il pulsante Esci chiude lo schema.
Alla tabella di prenotazione si accede da tre punti distinti:
1. dalla scheda anagrafica
2. dal menù Strumenti/Calendario prenotazioni,
3. dalla scheda rifugio
Nel primo caso l’accesso alla tabella prenotazione avviene direttamente da un nominativo e quindi richiede esclusivamente una precisa definizione dei rifugi da prenotare.
Nel secondo e nel terzo caso, con la scelta delle voci di menù che danno avvio ad una prenotazione, il programma apre automaticamente la scheda anagrafica posizionandosi sull’ultima che era stata aperta. Posizionatisi sulla scheda del cliente che deve effettuare la prenotazione o creatala ex novo, si chiude la scheda anagrafica e si indica il temine della prenotazione. Il programma attribuirà al cliente selezionato la prenotazione effettuata.
| Dalla scheda anagrafica è possibile accedere alla tabella della prenotazioni attraverso il tasto qui a destra (come già visto), ma anche utilizzando due pratici pulsanti dalla specifica funzione. |  |
Nel riquadro bianco in basso a sinistra nell’anagrafica il software riporta quali strutture sono occupate dal cliente di cui si visualizza la scheda anagrafica.
| Premendo il tasto |  | prenotazione per tutta la stagione dell’anno prossimo. |
| Premendo il tasto |  | prenotazione della stessa struttura per lo stesso periodo dell’anno successivo. |