Come risparmiare tempo e denaro con una semplice “mossa”
Quanto tempo dedichiamo all’inserimento dei dati dei nostri clienti su gestionali o portali? TANTO… TROPPO!
Alcune strutture assumono personale preposto unicamente a questa faticosa mansione.
Tourist Organizer, già nella sua versione Entry-Level, consente di generare ed inviare con un solo click le schedine di notifica e i C59. Il modulo CHECK-IN ON-LINE permette di dare un ulteriore “taglio netto” al tempo speso a ricopiare dati da documenti spesso logorati o di difficile lettura a causa della lingua straniera.
La soluzione, semplice ma al contempo “vincente”, introduce l’invio di una mail automatica al cliente per il quale è stata confermata la prenotazione (secondo le politiche della struttura), sia essa avvenuta telefonicamente, tramite portale booking o altro canale. Il cliente clicca sul link contenuto nella mail per accedere ad un apposito form sul quale poter inserire di suo pugno tutti i dati suoi e dei suoi accompagnatori. In pratica tutto l’onere dell’inserimento anagrafico viene demandato al cliente.
Al momento dell’arrivo il personale in reception trova già tutti i dati correttamente inseriti sul gestionale e deve unicamente confermare l’effettivo ingresso in struttura (a meno che non si attivi il modulo AUTO CHECK-IN di Tourist Organizer che consente di dare al cliente anche la possibilità di “annunciarsi” di fatto facendo un vero e proprio check-in senza bisogno della presenza del personale in reception).
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mhmmmmm… e se il cliente non vede o non guarda la email? e se non inserisce di suo pugno tutti i dati suoi e dei suoi accompagnatori? ma Voi sapete che ci sono tanti clienti che non vogliono darti i documenti al check-in
Buongiorno,
i clienti che prenotato tramite sito sono portati per loro attitudine a verificare la casella postale per aver riscontro dell’effettivo buon esito della prenotazione e poter verificare la ricevuta di pagamento (almeno della caparra). Il sito stesso, prima del termine della procedura di prenotazione, avverte il cliente che riceverà un e-mail dalla quale poter “completare la sua prenotazione”.
In caso di prenotazione telefonica deve essere l’operatore a spiegare al cliente che riceverà una mail con la conferma di prenotazione su cui inserire i dati richiesti.
Nel caso il cliente comunque non inserisca i dati “di suo pugno”, nessun problema, potrà farlo l ‘operatore al momento del check-in.
E’ infine vero che ci sono persone che fanno ostruzionismo nel rilasciare i propri dati (anche in reception) ma fortunatamente sono una piccola percentuale: se anche solo l’80% dei clienti inserisse di “suo pugno” i dati richiesti sarebbe comunque un 80% di lavoro in meno. Non dimentichiamo che ospitare clienti senza “prendere” i dati richiesti a norma di legge è illegale: molti albergatori e campeggiatori respingono i clienti che non vogliono lasciare i propri dati (anche nel caso di caparre già versate).
Restiamo a disposizione per ulteriori chiarimenti. Grazie per la domanda.