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I VANTAGGI DI SCEGLIERE T.O. CAMPING

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Tutto con un unico sistema

potrai gestire ogni aspetto della tua attività usando unicamente T.O.Camping: questo ti permetterà di non dover utilizzare tanti programmi diversi per le singole necessità e, cosa molto importante, avrai a tua immediata disposizione tutte le informazioni relative ad ogni cliente e ai dettagli delle loro prenotazioni, potrai gestirne il conto e i pagamenti, verificare quanto e come hanno speso al market, al ristorante, saprai quando e da dove sono entrati o usciti dalla tua struttura, potrai gestire e monetizzare ogni servizio offerto dal tuo campeggio, sarai in grado di monitorare i consumi e gestire i rapporti con gli enti di controllo (Portale Alloggiati, ISTAT Regione, Tassa di Soggiorno Comunale, ecc).. tutto, ma proprio tutto a portata di un click.

 

Fa esattamente ciò che ti serve

il software è stato concepito per essere uno strumento utile fin da subito, senza obbligarti a fare o a dover imparare ciò che non vuoi. T.O.Camping è sviluppato nell’ottica in cui SEI TU a decidere quali strumenti utilizzare e, nel limite dei vincoli normativi, come utilizzarli e personalizzarli. Potrai iniziare ad utilizzare fin dal primo momento gli strumenti che ti servono per risolvere le tue esigenze dell’immediato per poi, se vorrai, essere guidato alla scoperta di tutte le funzionalità del gestionale per poterne sfruttarne ogni potenzialità. Lo stesso concetto lo applichiamo per i moduli di automazione che possono essere “integrati” fin da subito al gestionale, permettendoti di gestire accessi, punti acqua, punti luce, piscina, bar, market e tanto altro, o di venire aggiunti nel tempo man mano che lo riterrai opportuno o necessario.

 

Calcola e “confeziona” i preventivi ed invia le offerte direttamente ai clienti

  • Il software calcola ed invia automaticamente i preventivi aumentando la produttività e la velocità nel rispondere ai clienti;
  • Lo strumento di preventivazione tiene conto di tutti i fattori “in gioco” (periodo, stagionalità, persone, tipologia di piazzola o bungalow, supplementi, eccezioni ecc) ed “obbedisce” alle regole dettate dal listino ufficiale del campeggio calcolando l’esatto prezzo per la specifica combinazione: il programma, tuttavia, consente al gestore di modificare “a suo piacimento” il preventivo;
  • Tutti i preventivi vengono salvati nominativamente così da poter “recuperare” in qualsiasi momento le proposte inviate ai clienti, cosa importante soprattutto nei casi in cui i preventivi vengano personalizzati;
  • La procedura di invio del preventivo migliora la profilazione dei clienti sia in termini di privacy che ai fini di nuove azioni di marketing; quando un cliente richiede un preventivo riceve una e-mail con il link da premere per poterlo scaricare: premendo questo link il sistema invita a completare la compilazione dei dati anagrafici e richiede il consenso al trattamento di tali dati ai sensi della normativa vigente in materia di privacy. In questo modo rispondendo semplicemente ad una richiesta di preventivo si effettua anche una strategica raccolta dati (utili sia a fini gestionali che di marketing) e ci si “mette a norma” dal punto di vista della privacy;
  • L’utilizzo dello strumento di preventivazione di Tourist Organizer consente la creazione di una vera e propria WAITING LIST con interessanti automatismi che consento l’aumento della possibilità di vendita;

 

Gestisce una waiting list dinamica aumentando le possibilità di vendere piazzole e bungalows 

  • Tourist Organizer calcola e salva nominativamente i preventivi così da poterli richiamare e rileggere in qualsiasi momento ma non solo: quando per un qualsiasi motivo un cliente “disdice” una prenotazione, il software verifica automaticamente se qualche altra persona aveva espresso interessamento per quella tipologia di piazzola o bungalow in quel determinato periodo visualizzando un lista di clienti da richiamare per proporre la soluzione che “si è liberata”.

 

Invia automaticamente la conferma al cliente con univoco codice di prenotazione

  • Tourist Organizer calcola i preventivi , li salva in un apposito archivio che consente di gestire una waiting list dinamica e li invia direttamente ai clienti associando ad ognuno un codice prenotazione specifico. Questo codice consente di richiamare con precisione assoluta il preventivo che il cliente ha ricevuto evitando fraintendimenti o tentativi da parte dei clienti stessi di cogliere impreparato l’operatore e magari vantare sconti o promesse mai fatte o scadute. Il codice prenotazione “sveltisce” la gestione del pagamento di acconti o caparre consentendo all’operatore di aprire a video la prenotazione giusta con un’unica azione.

 

Il cliente può “farsi da solo” il Check in al momento dell’arrivo

  • Questa funzionalità permette un significativo risparmio di tempo e il miglioramento del servizio in una delle fasi più critiche della gestione del cliente: il momento del check-in!
    Grazie all’apposita APP che Tourist Organizer invia al momento della conferma definitiva di prenotazione, il cliente può segnalare il proprio arrivo in struttura senza neanche “passare in reception”. Non solo: questa funzionalità può anche pilotare direttamente l’apertura del cancello della struttura di fatto sollevando il gestore dalla necessità di avere del personale sempre a disposizione in accoglienza. Lo strumento di Auto check-in si completa con il modulo di Check-In online grazie al quale il cliente stesso inserisce nei giorni immediatamente precedenti al suo arrivo tutti i dati anagrafici suoi e dei suoi accompagnatori e ospiti. Il tutto sgrava in misura importante il gestore da tutte le attività di inserimento dati e gestione del check-in con l’aggiunta di una componente d’immagine nei confronti dei clienti i quali percepiscono professionalità e cura del dettaglio.

 

Gestisce gli accessi della struttura tramite l’uso di tessere, braccialetti o direttamente dallo smartphone

  • Ai clienti e al personale si possono assegnare  badge che premettono, tramite appositi lettori RFID, di aprire sbarre, cancelli, porte e tornelli sia per acceder alla struttura che ad aree specifiche al suo interno. Tourist Organizer consente l’accesso verificando l’abilitazione del cliente, il tipo di “abbonamento” e “profilo” a suo nome, gli orari e le autorizzazioni particolari. Consente, ad esempio, di da accesso a tutti i clienti al cancello di ingresso ma di consentire poi di entrare in aree riservate solo coloro per ai quali è stato dato il consenso e per tutti può esser fatta valere la regole di rispetto dell’orario “del silenzio”. Si possono abilitare anche badge di accesso dedicati a fornitori, manutentori e “ospiti” con regole dedicate.
    Per chi desidera un controllo ancor più evoluto si può utilizzare la APP di Tourist Organizer e pilotare uno o più accessi dal proprio smartphone in osservanza a tutte le regole che si vogliono e si possono configurare a sistema

 

I clienti utilizzano le docce, le lavatrici, le asciugatrici, i phon, i rubinetti e qualsiasi altro dispositivo tramite tessera o braccialetto RFID 

  • Ad ogni cliente può essere caricato un credito (o essere gestito a debito, a scelta del gestore) per poter attivare con il proprio braccialetto o la propria tesserina, docce, lavatoi, lavatrici, idromassaggi… Il tutto monitorato e tracciato a sistema.
    Questo aumenta enormemente la fruibilità dei servizi a pagamento (ed il relativo fatturato) e la comodità per il cliente con derivante gradimento per i servizi offerti.

 

I clienti possono accedere ad aree “riservate” utilizzando la propria tessera o il proprio braccialetto RFID

  • Ogni accesso, sia esso carraio che pedonale, può essere gestito con Tourist Organizer personalizzando cliente per cliente le autorizzazioni ad utilizzare un determinato varco a seconda del proprio profilo, del proprio “abbonamento”, delle eccezioni, degli orari, dell’afflusso di persone e di tanti parametri che ne fanno uno strumento semplice ma molto potente per monitorare, controllare e gestire il movimento delle persone all’interno della struttura e non solo. E’ possibile mappare diverse aree riservate con differenti diritti di accesso, impostare regole che considerino il concetto di gruppo/famiglia, imputare un costo ad accesso o a tempo. Cosa molto importante: Tourist Organizer visualizza a monitor una “mappa accessi” in cui è possibile leggere in tempo reale la situazione dell’intera struttura o della singola area o del singolo servizio (ad esempio: quante persone ci sono in piscina in questo momento). E’ infine possibile impostare limitazioni sui numeri di persone e/o veicoli che possono accedere contemporaneamente ad un’area piuttosto che ad un servizio.Tutto questo si traduce per i cliente nella possibilità di accedere a tutte le risorse della struttura a cui ha diritto semplicemente per mezzo della propria tessera e/o braccialetto RFID.

 

 Gestione schedine di notifiche, Istat, fatturazione…

  • Tutti i dati inseriti nel gestionale, secondo come provenienti dal check-in on line fatto autonomamente dal cliente, sono utilizzati per l’intero percorso che lo riguarda: la creazione delle schedine di notifica per il portale degli alloggiati, i conteggi ISTAT richiesti dalle varie regioni, la fatturazione finale; in una struttura che preveda l’arrivo di 100 persone in un giorno, si stima un risparmio di tempo di oltre 2 ore

 

Gestione conto EXTRA dei clienti

  • Una volta effettuato il check-in la vita della piazzola si aggiorna automaticamente con l’arrivo di addebiti esterni (attivazione di servizi, consumazioni al bar, accesso ad aree a pagamento…) tutto questo evita il continuo annotare spese, verificare bigliettini, riportare movimenti: ogni valore finisce automaticamente nel conto del cliente con indicazione di data e ora esatta così da evitare anche ogni genere di contestazione

 

Gestione conto GENERALE della piazzola

  • Una volta effettuato il check-in il conto della piazzola si aggiorna automaticamente applicando il listino scelto a quel determinato periodo in base alle effettive presenze (persone che arrivano, che vanno, supplementi forfetari e supplementi giornalieri…); questo permette di avere un conto della piazzola sempre costantemente e automaticamente aggiornato, risparmiando così moltissimo tempo ed evitando errori o dimenticanze.
  • In fase di fatturazione il conto EXTRA e il conto GENERALE si avvicinano (senza fondersi automaticamente) così da permettere al gestore la scelta della modalità di fatturazione senza rischi di dimenticanze.

 

Gestione acconti e caparre

  • Tourist Organizer, a fronte di una prenotazione da parte di un cliente, offre al gestore gli spazi dove annotare l’arrivo di un pagamento, sia questo trattato come un Acconto (all’arrivo del quale emettere quindi un documento fiscale) sia questo considerato Caparra che viene quindi solo annotato come pagamento.
  • Questa annotazione, contenente data e modalità del pagamento, viene riportata nel conto GENERALE del cliente al suo arrivo, senza il rischio di dimenticanze o di errori.

 

Gestione Prima Nota

  • Tourist Organizer permette di specificare esattamente quali siano i conti bancari, i circuiti pos e le casse contanti su cui avvengono gli incassi e da cui vengono effettuati i pagamenti; permette di contabilizzare tutte le entrate (fatturazione attiva prodotta dal Software stesso) e le uscite (manualmente inserite); consente di acquisire dal portale tutte le fatture passive inserendole nello scadenzario.
  • Gestisce la prima nota Cassa, Pos e Banca; Gestisce il conto Caparre; genera il registro dei corrispettivi personalizzato in base alle colonne che Il Gestore ha scelto di compilare con il proprio commercialista.
  • Tutto questo snellisce enormemente il lavoro di chiusura della giornata; consente un controllo puntuale di cassa e un alleggerimento del lavoro preparatorio del materiale da consegnare al commercialista.

 

Integrazione con Modulo Bar, Ristorante, Spaccio, ecc

  • I moduli aggiuntivi di Tourist Organizer sono veri e propri gestionali assolutamente completi (archivio articoli, gestione in menù, generazione automatica delle stampe con comande da tablet, gestione delle priorità, gestione delle varianti, gestione del magazzino, gestione dei riordini, ecc ecc ecc) che permettono di addebitare il venduto direttamente sul conto del cliente.
  • Sia che si scelga come unico metodo di pagamento quello elettronico, sia che si mantenga una formula mista (chi vuole paga in contanti o con CC, e chi vuole, tra i clienti addebita) il sistema monitora ogni cosa, offrendo al gestore una puntale statistica del venduto, dell’addebitato e dell’incassato.

 

Gestione integrata di OGNI ASPETTO della vita del campeggio

  • La possibilità di avere uno strumento unico in grado di soddisfare tutto quanto riguardi la gestione di una struttura è il GRANDISSIMO PUNTO DI FORZA di questo gestionale.
  • Ogni elemento che riguardi il cliente e la struttura trovano qui piena soddisfazione: semplificano la gestione, snelliscono i tempi, abbattono i rischi di errore e di conseguenza permettono una maggiore produttività.

 

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